Welchen Nutzen hat das Projektmanagement für die professionelle Prozesssteuerung?
Mithilfe des Projektmanagements werden Vorhaben strukturiert angegangen und bearbeitet und nach außen transparent gestaltet. Der Erfolg von Projekten lässt sich steigern, wenn auftretende Probleme rechtzeitig erkannt und behoben werden.
Das Projektmanagement stellt das methodische Repertoire bereit, ein Projekt systematisch zu planen und umzusetzen. Ein solches systematisches Vorgehen erfordert einen Ablaufplan, Raum für offene Diskussionen und Entscheidungen, eine fortlaufende Dokumentation und abschließend eine Erfolgsüberprüfung in Form einer internen Evaluation.
Merkmale eines Projekts
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Projekte sind zeitlich begrenzt, mit den üblichen Routinen der Schule nicht zu bewältigen und insofern einmalig. Sie verfolgen ein klar definiertes Ziel, sind mit Ressourcen ausgestattet, die Aufgaben sind geklärt und innerhalb der Schule abgestimmt und am Ende steht ein Ergebnis oder Produkt.
Grundzüge des klassischen Projektmanagements
Im klassischen Projektmanagement lassen sich vier Hauptphasen definieren, die alle Tätigkeiten im Projekt umfassen (vgl. Burghardt, 2013, S. 11 ff.):
Zunächst wird das Anliegen des Projekts analysiert und von der Projektleitung in Grundzügen beschrieben. Diese Beschreibung enthält eine Grobplanung bezüglich Struktur, Termine, Ressourcen, Kosten und vor allem Ziele. Nach der Festlegung der mitspracheberechtigten Personen folgt die Projektfreigabe.
Hier erfolgt die Feinplanung durch das Projektteam. Projektstruktur, Zeitplanung mit Meilensteinen, Kapazitäten und Kostenplanung werden detailliert festgelegt. Auch Arbeitspakete mit Verantwortlichkeiten werden dokumentiert. Diese Phase bildet das Fundament für die weiteren konkreten Arbeitsschritte.
In dieser Phase werden die zuvor vereinbarten Arbeitspakete umgesetzt. Die Projektleitung bzw. die Projektsteuergruppe behält den Entwicklungsfortschritt im Blick (Controlling) und wird über das Erreichen der Meilensteine informiert. Das Nachsteuern durch die Projektleitung ist üblich und wünschenswert, um das Projektziel konsequent zu erreichen.
Das Projekt ist umgesetzt. Die Ergebnisse werden präsentiert und in einem Abschlussbericht dokumentiert. Die Beteiligten werden bei erfolgreichem Projektabschluss gebührend gewürdigt. Die Ergebnisse fließen in die schulische Arbeit ein, um die Nachhaltigkeit zu gewährleisten. Ist ein Projekt wenig oder nicht erfolgreich, gilt es zu klären, warum das Ziel nicht erreicht worden ist und welche Erkenntnisse („lessons learned“) daraus gezogen werden.
In der konzeptionellen Systematik von QmbS fällt die Beschreibung und Grobplanung im Rahmen der Projektdefinition (1) in das Aufgabengebiet des QmbS-Teams. Die Projektfreigabe, also die Entscheidung über die Projektdurchführung, erfolgt dann unter Einbeziehung aller Beteiligten. Das sind im Regelfall die Lehrkräfte, manchmal auch weiterer Personengruppen an der Schule.
Die konkrete Projektplanung (2) und die Durchführung (3) obliegen der Arbeitsgruppe, die mit der Umsetzung des Projekts betraut ist. Das QmbS-Team unterstützt und koordiniert die Tätigkeit der verschiedenen Arbeitsgruppen und behält ihren jeweiligen Entwicklungsfortschritt im Auge.
Projektgruppe und QmbS-Team stellen beim Abschluss (4) nicht nur die erarbeiteten Konzepte und Produkte vor, sondern auch die Ergebnisse der internen Evaluation. Auf Basis der dabei gewonnenen Informationen wird darüber entschieden, wie weiter zu verfahren ist und welche Konsequenzen für die Qualitätsentwicklung der Schule zu ziehen sind.
Ein schulisches Projektmanagement bietet nicht nur dem jeweiligen Projektteam Vorteile, auch das QmbS-Team bedient sich seiner Methoden: Durch das Zusammentragen geplanter oder bereits durchgeführter Projekte an der Schule wird eine Jahresplanung erstellt, aus der hervorgeht, welche Ziele an der Schule verfolgt und welche Innovationen eingeführt werden sollen. Damit erhält das QmbS-Team wertvolle Informationen über den Umsetzungsprozess in den Fachschaften bzw. den Abteilungen. Das QmbS-Team kann anhand solcher Übersichten z. B. die in den Projektteams gebundenen Ressourcen bilanzieren und deren Arbeit transparent machen.