Wie läuft der Feedbackprozess ab?

Nach der Entscheidung des Schulleiters bzw. der Schulleiterin, ein derartiges FKF durchzuführen, macht sich der FN zunächst selbst Gedanken zum Instrument. Dabei wird auch überlegt, wie die FG in die Erstellung des Fragebogens eingebunden werden könnten.

Denn der schulspezifische, auf die Aufgaben des FN zugeschnittene Fragebogen sollte auf jeden Fall mit Vertretern des Kollegiums abgestimmt werden. Bei wiederholter Durchführung des IF kommt eine Modifikation des bisherigen Instruments in Betracht, z. B. durch Anreicherung mit aktuellen Fragestellungen. Bei einer Veränderung von Items ist zu bedenken, dass die Vergleichbarkeit der Ergebnisse beeinträchtigt wird.

In dieser ersten Phase wird auch der zeitliche Verlauf der gesamten Durchführung geplant und es finden schon Überlegungen zum Auswertungsgespräch statt: Wie soll die Auswahl der teilnehmenden Kollegen getroffen werden, und wer könnte das Gespräch moderieren (Phase 4)?

Wichtig ist, das gesamte Kollegium über das geplante Schulleiterfeedback frühzeitig zu informieren.

Unter Zusicherung von Anonymität werden die Lehrpersonen gebeten, an der Befragung teilzunehmen. Trotz des Hinweises auf Freiwilligkeit dürften die zum Ausdruck gebrachte Wertschätzung jeder einzelnen subjektiven Einschätzung und die Perspektive der späteren Wirksamkeit zur Motivation der Lehrkräfte beitragen.[1] Der FN nimmt eine Selbsteinschätzung in schriftlicher Form vor; günstig ist die digitale Eingabe im Befragungstool, damit der Vergleich von Selbst- und Fremdeinschätzung nach einer automatischen Auswertung verfügbar ist.

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[1] Von der Befragung einer repräsentativen Teilgruppe des Kollegiums, wie von Buhren & Kühme (2015, S. 293) in Betracht gezogen, wird abgeraten angesichts der automatischen Auswertung einer Online-Befragung; denn im Sinne der Beteiligung sollte sich kein Mitglied des Kollegiums ausgeschlossen fühlen.

Hier reflektiert der FN zunächst selbst über die Ergebnisse. Er vergleicht die Fremd- mit der Selbsteinschätzung: Wo gibt es Übereinstimmungen und wo zeigen sich in welcher Richtung und in welchem Grad Abweichungen?[1] Danach überlegt er, inwieweit er die Ergebnisse der Fremdwahrnehmung nachvollziehen und sie annehmen kann; dies geschieht unter Einbezug der Erläuterungen und der freien Anmerkungen der Befragten. Am Ende stehen die Fragen: Wo besteht für mich noch Klärungsbedarf? Welche Aspekte oder Bereiche sind für mich von zentralem Interesse? Und: Welche Handlungsalternativen kann ich mir vorstellen, um mein Führungsverhalten positiv zu verändern?

Hilfreich kann es sein, die Feedbackergebnisse mit einer Person des Vertrauens, z. B. einem Schulleiterkollegen, zu besprechen und so die Perspektive eines Dritten mit Hypothesen zu Erklärungen und Ideen zu möglichen Veränderungen einzuholen.

Falls sich bei der Auswertung der Daten Hinweise auf massive Konflikte zeigen sollten, ist eine professionelle Konfliktbearbeitung angezeigt und kein Auswertungsgespräch, wie es in den beiden nächsten Phasen beschrieben wird.

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[1] Die Selbsteinschätzung der Schulleiter ist häufig kritischer als die Fremdeinschätzung des Kollegiums (vgl. Buhren & Kühme, 2015, S. 294).

Nach einer IF-Befragung besteht für den FN die Möglichkeit, dem FG lediglich eine Rückmeldung über die Ergebnisse zu geben und ihm angestrebte Veränderungen zu erläutern. Deutlich wirksamer und daher sehr empfehlenswert ist allerdings, die Ergebnisse des IF ausführlicher mit dem FG zu besprechen.

Dies geschieht in einem sog. Auswertungsgespräch.[1] Weil ein solches Gespräch mit dem gesamten Kollegium wenig praktikabel und zielführend ist, nimmt daran eine kleinere Teilgruppe des Kollegiums teil.[2] Diese sollte das gesamte Kollegium abbilden, d. h. alle Lehrkräfte bzw. Teilgruppen (z. B. in Bezug auf Dienstgrad, Alter, Fachbereich) sollten sich hier repräsentiert fühlen. Die Gruppe kann auf unterschiedliche Art und Weise zusammengesetzt sein, wobei die letzte Entscheidung darüber beim FN liegt. Es gibt z. B. folgende Möglichkeiten:

• Es werden zunächst alle Interessierten aufgefordert, sich zu melden. Wenn bestimmte Teilgruppen nicht repräsentiert sind oder zu viele Lehrkräfte ihr Interesse bekundet haben sollten, wird nachgesteuert.
• Das Auswertungsgespräch kann mit dem QmbS-Team erfolgen, das i. d. R. aufgrund seiner Zusammensetzung das Kollegium gut repräsentiert.
• Die teilnehmenden Lehrkräfte werden nach transparenten Kriterien gut überlegt und begründet vom FN selbst ausgewählt.

Neben dem Teilnehmerkreis wird die Frage eines Moderators geklärt: Es empfiehlt sich, den Schulleiter bzw. die Schulleiterin von der Doppelrolle als FN und Moderator zu entlasten. Die Moderation kann ein anerkanntes, als neutral eingeschätztes Mitglied des Kollegiums oder eine externe, mit dem Schulkontext vertraute Person übernehmen. In jedem Fall muss der Moderator im Vorfeld des Auswertungsgesprächs auch vom FG akzeptiert sein.

Sinnvoll ist es, dass sich FN und Moderator über die Feedbackergebnisse austauschen und die Schwerpunktthemen besprechen, die der FN aufgrund seines Gesprächsbedarfs für das Auswertungsgespräch ausgewählt hat. Der FN überlegt auch, welche Ergebnisse seines FKF er den Teilnehmern in welcher Form mitteilen möchte;[3] von einer schriftlichen Aushändigung wird abgeraten.

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[1] Auch die Begriffe „Rückmeldegespräch“ (Buhren & Kühme, 2015) oder „Auswertungsworkshop“ (Buhren & Rolff, 2016) werden in der Literatur verwendet.

[2] Bzgl. der Gruppengröße empfehlen Buhren & Kühme (2015, S. 298), maximal 20 Teilnehmer und nennen eine Obergrenze von fünf Personen als Empfehlung anderer Fachleute; laut Buhren & Rolff (2016, S. 500) hat sich eine Anzahl von drei bis fünf Lehrkräften bewährt.

[3] Hier spielt die Datenhoheit des FN eine große Rolle; die Ergebnisse der Selbsteinschätzung zu präsentieren, wie von Buhren & Kühme (2015, S. 294) vorgeschlagen, wird als heikel erachtet.

Zunächst werden den Teilnehmern die Ergebnisse des FKF gespiegelt, wie sie vom FN vorbereitet worden sind (Phase 4), und der Vergleich mit der Selbsteinschätzung wird in einer vom FN bestimmten Ausführlichkeit angesprochen bzw. besprochen. Dann werden die Themen und Aspekte vorgestellt, die der FN mit der FG-Gruppe vertiefen möchte. Unter Berücksichtigung der Anregungen und Wünsche der Teilnehmer werden die Schwerpunkte für das Auswertungsgespräch und ihre Reihenfolge festgelegt.

Bei einer erstmaligen Durchführung ist die Situation für alle Beteiligten ungewohnt, doch ist die rückblickende Einschätzung der Teilnehmer erfahrungsgemäß durchweg positiv (vgl. Buhren & Kühme, 2015, S. 297). Nach einhelliger Erfahrung wird das Gespräch im Laufe der Sitzung immer offener (vgl. Buhren & Rolff, 2016, S. 500), und die FG treten zunehmend aus der Anonymität der schriftlichen Befragung, indem sie ihre Einschätzung wiedergeben; allerdings darf keiner zur Bekundung seiner Einschätzung gedrängt werden. Für ein offenes und konstruktives Gespräch sollten die entsprechenden Feedbackregeln in Erinnerung gerufen werden; Sensibilität und Achtsamkeit helfen, unbedachte Äußerungen zu vermeiden. Im Bedarfsfall versucht der Moderator rechtzeitig und taktvoll einzugreifen. Schulleiterinnen und Schulleiter neigen leicht dazu, in eine Verteidigungsrolle zu geraten und sich nach einzelnen Wortmeldungen zu rechtfertigen; hier hilft es, sich den Geschenkcharakter von Feedback zu vergegenwärtigen und zunächst das Gesamtbild der Beiträge wirken zu lassen.

Bei der Besprechung der einzelnen Schwerpunkte versuchen die FG, die Ergebnisse anhand konkreter, auf die Handlungsebene bezogener Beispiele zu veranschaulichen. Erst im Anschluss erklärt der Schulleiter/die Schulleiterin sein/ihr Handeln aus der eigenen Sicht.

Zeichnet sich Veränderungsbedarf ab, können auf Initiative des FN von den Teilnehmern Ideen für Veränderungen gesammelt werden; diese Ideen werden zur Entfaltung der Kreativität zunächst nicht kommentiert, sondern erst nach dem Zusammentragen diskutiert. Dabei kann sich zeigen, dass es schwierig ist, reale Handlungsalternativen zu finden, die verschiedenen Interessen gerecht werden, was zur Entlastung des FN und seines bisherigen Handelns beitragen kann. In die Vorschläge für Handlungsalternativen sollten auch Überlegungen einbezogen werden, welchen Anteil andere Personen, insbesondere die Lehrkräfte der Schule an den Verhaltensweisen des FN haben und welchen Beitrag diese zur intendierten Veränderung leisten können (vgl. Buhren & Kühme, 2015, S. 297).

Die Schulleiterin/der Schulleiter kann zu den Vorschlägen der Teilnehmer noch in der Sitzung Stellung nehmen oder darüber erst später in Ruhe reflektieren. Am Ende des Auswertungsgesprächs bietet sich ein Austausch der Teilnehmer über dessen Verlauf und Ergebnis an.

Weil beim FN die Hoheit über den IF-Prozess liegt, entscheidet er selbst nach dem Auswertungsgespräch, welche Veränderungsziele er sich stecken will.[1] Dabei kann es hilfreich sein, eine Vertrauensperson in die Überlegungen einzubeziehen oder sich im Rahmen von Supervision oder Coaching unterstützen zu lassen. Die angestrebten Veränderungen teilt der FN der gesamten Gruppe der FG unter entsprechenden Erläuterungen – nach Möglichkeit zeitnah – mit, z. B. in der nächsten Lehrerkonferenz.

Gerade bei einer Führungskraft, insbesondere bei der Schulleiterin/beim Schulleiter, ist es besonders wichtig, die aus dem IF abgeleiteten Veränderungen auch umzusetzen. Denn aufgrund ihrer Leitungs- und Vorbildfunktion geht von ihrem Verhalten Signalwirkung aus für schulische Entwicklungen und das Agieren der Lehrkräfte als FN zum Unterricht.

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[1] Dagegen sprechen sich Buhren & Kühme (2015, S. 296) und Buhren& Rolff (2016, S. 499) dafür aus, konkrete Verabredungen schon im Auswertungsgespräch zu beschließen.

Spätestens im Rahmen des nächsten FKF überprüft der FN, inwieweit er seine Veränderungsziele aus der Sicht der FG erreicht hat.[1] Ggf. bietet sich dem Schulleiter/der Schulleiterin die Gelegenheit, einzelne Personen oder Personengruppen, z. B. die Mitarbeiter in der Schulleitung, schon früher um ihre Einschätzung zu bitten.

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[1] Bei der Auswertung ist zu bedenken, dass sich der Maßstab der FG verschoben haben kann und sie jetzt ggf. eine mildere Einschätzung vornehmen (vgl. Phase 7 des Schülerfeedbacks).